16 September 20258 Min. Lesezeit
Sie haben drei Anbieter um einen Preis für dieselbe Arbeit gebeten und drei Dokumente zurückbekommen, die sich nicht nebeneinanderlegen lassen. Eines nennt einen Tagessatz. Eines nennt eine Monatssumme pro Person. Eines nennt eine einzige Zahl für das ganze Projekt samt Zahlungsplan. Jede dieser Formen ist eine vertretbare Art, die Arbeit zu verkaufen, und keine sagt Ihnen, was Sie wissen wollen, nämlich was Sie das am Ende kostet.
Ein Angebot ist die komprimierte Beschreibung eines Geschäftsmodells. Es zu entpacken ist eine mechanische Übung, und es lohnt sich, das einmal gründlich zu tun, denn die Gewohnheiten, die Sie sich dabei aneignen, gelten für jedes Angebot, das Sie danach lesen.
Beginnen Sie mit der Einheit, nicht mit der Zahl
Als Erstes ist zu klären, was überhaupt verkauft wird. Es gibt vier gängige Einheiten, und sie tragen völlig unterschiedliches Risiko.
- Ein Tages- oder Stundensatz pro Person: Sie kaufen Zeit. Das Umfangsrisiko liegt bei Ihnen.
- Ein Monatssatz pro Person: Sie kaufen die Zusage, dass eine Person verfügbar ist. Das Umfangsrisiko liegt weiterhin bei Ihnen, dazu aber auch eine Mindestlaufzeit.
- Ein Festpreis für einen definierten Umfang: Sie kaufen ein Ergebnis. Das Umfangsrisiko liegt beim Anbieter, weshalb der Preis einen Puffer enthält, den Sie nicht sehen.
- Eine gedeckelte Abrechnung nach Aufwand: Zeit wird nach Verbrauch berechnet, mit einer Obergrenze. Eine Mischform, und oft die ehrliche.
Keines davon ist grundsätzlich besser. Entscheidend ist, dass die Einheit zur Arbeit passt. Arbeit, deren Anforderungen sich noch bewegen, ist mit einem Festpreis schlecht bedient, denn jede Änderung wird zur Verhandlung, und der Anbieter hat nun ein finanzielles Motiv, Ihre Wünsche eng auszulegen. Arbeit, die sich vorab vollständig spezifizieren lässt, ist mit einem Tagessatz schlecht bedient, denn Sie tragen das Risiko einer Schätzung, die Sie nicht überprüfen können.
Was ein Tag tatsächlich bedeutet
Ein Tagessatz ist ein Preis für eine Einheit, die im Angebot niemand definiert. Bevor Sie zwei davon vergleichen, klären Sie, was ein Tag bei jedem Anbieter enthält: wie viele Arbeitsstunden, ob diese vertraglich zugesichert oder nur nominell sind, wie viele dieser Stunden sich mit Ihrem eigenen Arbeitstag überschneiden und was mit dem Satz für Arbeit außerhalb davon geschieht.
Klären Sie dann, wie viele Tage es überhaupt gibt. Feiertage im Land des Anbieters, Urlaub, Krankheitstage und Weiterbildungstage sind alles Tage, die Sie entweder bezahlen oder nicht, und Anbieter unterscheiden sich darin. Ein Satz, der niedriger aussieht, kann still ein Satz sein, den Sie für mehr Tage zahlen als bei der Alternative, und die Jahreszahl kippt.
Die Zahl, die Sie aus jedem Angebot herausholen wollen, sind die Kosten pro produktivem Tag an Ihrer Arbeit. Alles andere ist ein Schritt dorthin.
Mischsätze und was sie verbergen
Ein Mischsatz ist ein einheitlicher Preis, der für jede Person im Projekt unabhängig von der Seniorität berechnet wird. Er wird angeboten, weil er einfach zu verwalten und einfach zu vergleichen ist, und beides stimmt. Er verbirgt aber auch die Senioritätsmischung, und die ist der mit Abstand größte Faktor dafür, ob die Arbeit gelingt.
Die Rechnung geht in eine Richtung. Ist der Mischsatz auf einen angenommenen Mix aus erfahrenen und jungen Personen kalkuliert, verbessert der Anbieter seine Marge, indem er den Mix zu den Jüngeren verschiebt, ohne den Preis zu ändern. An einem Mischsatz ist nichts unehrlich, aber etwas ist asymmetrisch daran: Der Anbieter kennt den Mix und Sie nicht.
Wenn Sie einen Mischsatz akzeptieren, machen Sie die Mischung vertraglich statt vorausgesetzt. Benennen Sie die Senioritätsstufen, benennen Sie, wie viele von jeder, und vereinbaren Sie, was kommerziell geschieht, wenn sich die Mischung ändert. Ein Anbieter, der sich nicht auf eine Mischung festlegen will, sagt Ihnen etwas darüber, wie er die Arbeit zu besetzen gedenkt.
Ein Mischsatz ist ein Preis für einen Durchschnitt. Fragen Sie, woraus dieser Durchschnitt besteht, denn Sie werden keinen Durchschnitt erhalten, sondern konkrete Menschen.
Die Posten, die bewusst nicht in der Endsumme stehen
Jedes Angebot hat eine Grenze, und der spannende Teil eines Angebots ist, wo diese Grenze verläuft. Dies sind die Posten, die am häufigsten außerhalb liegen, ungefähr in der Reihenfolge, in der sie überraschen.
- Onboarding und Einarbeitung: die Tage am Anfang, die Sie bezahlen und von denen Sie wenig haben, und ob davon etwas rabattiert wird.
- Projektmanagement und Koordination: mal gebündelt, mal eine eigene Position, mal als Ihre Aufgabe vorausgesetzt.
- Qualitätssicherung und Code Review: ob es überhaupt eine QA-Schicht gibt oder ob die Abnahmeprüfung ganz bei Ihnen liegt.
- Werkzeuge und Lizenzen: Zugänge in Ihren Systemen und alle Werkzeuge des Anbieters, die zum Selbstkostenpreis weitergereicht werden.
- Änderungsanträge: der Mechanismus, die Ankündigungsfrist und die Frage, wie eine Änderung bepreist wird, sobald die Arbeit läuft.
- Ersatz und Kontinuität: was Sie zahlen, wenn eine Person die Zusammenarbeit verlässt und jemand Neues sich einarbeiten muss.
- Kündigungsfrist und Mindestlaufzeit: was Sie schulden, wenn Sie früh aufhören, und das sind echte Kosten, obwohl sie im Satz nirgends auftauchen.
- Bankwesen, Währung und Steuern: Überweisungsgebühren, die Währung, auf die die Rechnung lautet, und ob Umsatzsteuer oder Quellensteuer auf Sie zutrifft.
Nichts davon ist eine Falle. Es sind übliche Geschäftsbedingungen, und ein Anbieter darf sie getrennt bepreisen. Das Versäumnis liegt auf der Käuferseite, wo die Zahl am Fuß der ersten Seite als die Kosten der Zusammenarbeit behandelt wird.
Festpreis und die Ökonomie der Änderungsanträge
Ein Festpreis verlagert das Schätzrisiko auf den Anbieter, und der Anbieter bepreist dieses Risiko. Sie zahlen einen Aufschlag für Sicherheit, und das kann sich durchaus lohnen, besonders wenn die Arbeit gut verstanden ist und Sie ein Budget im Voraus festlegen müssen.
Zu verstehen ist, was nach der Unterschrift passiert. Ab da verbessert sich die Marge des Anbieters, wann immer der Umfang eng ausgelegt wird, und verschlechtert sich, wann immer er großzügig ausgelegt wird. Das ist kein Zynismus, sondern Arithmetik, und sie wirkt, ob jemand es beabsichtigt oder nicht. Deshalb hängt die Qualität eines Festpreisprojekts fast vollständig von der Qualität der Spezifikation und der Klarheit der Definition of Done ab.
Lesen Sie die Klausel zu Änderungsanträgen, bevor Sie einen Festpreis akzeptieren, so wie Sie die Ausstiegsklausel eines Mietvertrags lesen würden. Wie wird eine Änderung beantragt, wer schätzt sie, auf welcher Grundlage wird diese Schätzung bepreist, und wie schnell müssen Sie zustimmen, bevor der Zeitplan rutscht? Ist diese Klausel vage, ist der Festpreis nicht fest, sondern eine Ausgangsposition.
Rechnen Sie das Angebot in eine Jahreszahl um
Welche Einheit auch immer gilt, rechnen Sie jedes Angebot vor der Entscheidung in dieselbe Form um: Gesamtkosten über einen festgelegten Zeitraum für eine festgelegte Menge Arbeit. Zwölf Monate sind meist der richtige Zeitraum, weil sie Urlaub, Feiertage, mindestens einen wahrscheinlichen Personalwechsel und eine etwaige jährliche Preisanpassungsklausel erfassen.
Nehmen Sie die Punkte aus der obigen Liste auf, die auf Sie zutreffen, und nehmen Sie Ihre eigene Seite dazu: die Steuerungszeit, die Ihre Leute aufwenden, und die Einarbeitungsphase, bevor etwas Brauchbares herauskommt. Damit haben Sie ein Total Cost of Ownership statt eines Stückpreises, und nur diese Zahl lässt sich mit den vollständig belasteten Kosten vergleichen, die Arbeit intern zu leisten.
Tun Sie das, und die Rangfolge der drei Angebote ändert sich häufiger, als sie gleich bleibt. Genau darum geht es bei der Übung.
Wie ein gutes Angebot aussieht
Ein gutes Angebot ist nicht das günstigste und selten das kürzeste. Es benennt die Personen oder zumindest die Senioritätsstufen, sagt, was ein abrechenbarer Tag enthält, trennt Enthaltenes von zusätzlich Berechnetem und beschreibt den Mechanismus für Umfangsänderungen. Es hat eine Kündigungsfrist, die eine vernünftige Person in beide Richtungen akzeptieren würde.
Vor allem ist es ein Dokument, das Sie Ihrer Finanzabteilung ohne Übersetzungsschicht vorlegen können. Wenn Sie sich dabei ertappen zu erklären, was der Anbieter wohl meint, ist das kein Kommunikationsproblem, sondern das Angebot, das seine Arbeit für die andere Seite tut.