Einarbeitungskosten und der Break-even

19 May 20267 Min. Lesezeit

Jede Zusammenarbeit startet unter Wasser. Sie zahlen einen vollen Satz für teilweise Ergebnisse, und gleichzeitig verbringen Ihre eigenen Leute Zeit, die nichts Auslieferbares hervorbringt. Die Zusammenarbeit wird an dem Punkt lohnend, an dem der aufgelaufene Wert die aufgelaufenen Kosten überholt, und dieser Punkt ist ein Datum, das Sie schätzen können, statt ein Gefühl, das sich irgendwann einstellt.

Teams, die sie nie schätzen, machen zwei vorhersehbare Fehler: Sie unterschreiben Zusammenarbeiten, die zu kurz sind, um die Einarbeitung je hereinzuholen, und sie beurteilen Menschen in genau der Phase, in der niemand gut aussehen könnte.

Woraus die Einarbeitung tatsächlich besteht

• Zugänge: Konten, Repositories, Umgebungen, Toollizenzen, VPN, die Staging-Daten. Reine Verschwendung, wenn sie nicht bereitstehen, und vollständig vermeidbar.
• Codebasis: wie das System aufgebaut ist, welche Konventionen gelten, welche Teile tragend sind und welche aufgegeben wurden.
• Fachlicher Kontext: was das Geschäft tut, was die Begriffe bedeuten, warum es die eigentümliche Regel gibt, die nie jemand aufgeschrieben hat.
• Prozess: wie Arbeit spezifiziert, reviewt, getestet und ausgeliefert wird und was die Definition of Done enthält.
• Beziehungen: wen man wozu fragt und wie viel Detail diese Person in einer Frage haben will.

Nur das Erste ist administrativ. Die anderen vier sind Wissenstransfer, und Wissenstransfer kostet Zeit derjenigen, die das Wissen halten, weshalb die Einarbeitung auf Ihrer Seite genauso teuer ist wie auf deren.

Den Break-even modellieren, ohne Zahlen zu erfinden

Sie brauchen keine Präzision, Sie brauchen die Form. Hier ist die Rechnung, mit runden hypothetischen Zahlen, die gewählt wurden, weil sie sich leicht teilen lassen, und nicht, weil sie irgendeinen Markt abbilden.

Angenommen, die Zusammenarbeit kostet 10 Einheiten pro Woche. Angenommen, die in Woche eins erzeugte Arbeit ist 2 Einheiten wert und steigt bis zum Aufbau des Kontexts auf stabile 14 Einheiten pro Woche. Angenommen, Ihr eigenes Team verliert das Äquivalent von 3 Einheiten pro Woche, um das Onboarding zu begleiten, und das fällt auf 1, sobald es sich einspielt. Tragen Sie diese vier Annahmen Woche für Woche in eine Tabelle ein, mit einer kumulierten Spalte, und lesen Sie die Woche ab, in der der kumulierte Wert die kumulierten Kosten überholt.

Ändern Sie jeweils eine Annahme und beobachten Sie, wie sich der Termin verschiebt. Was Sie dabei lernen, ist nicht der Termin, der fiktiv ist, sondern die Empfindlichkeit: Bei den meisten Zusammenarbeiten hängt der Break-even weit stärker davon ab, wie schnell die Einarbeitungskurve steigt, als vom Satz. Diese eine Beobachtung ist die Übung wert, und sie ordnet neu, worüber Sie verhandeln sollten.

Was die Einarbeitung verkürzt

Fast alles, was sie verkürzt, liegt auf Ihrer Seite des Tisches, was unangenehm, aber nützlich ist, denn es bedeutet, dass es in Ihrer Hand liegt.

• Jede Zugangsberechtigung und jede Umgebung vor dem ersten Tag bereit, getestet von jemandem, der sie nicht selbst vergibt.
• Eine bewusst gewählte erste Aufgabe: echt, auslieferbar, eng begrenzt, in den Teilen des Systems, in denen die Person leben wird, und an einem Tag reviewbar.
• Eine schriftliche Definition of Done, damit das erste Review ein Abgleich mit einer Checkliste ist und keine Verhandlung über Geschmack.
• Eine benannte Person auf Ihrer Seite, deren Zeit für Fragen während der Überschneidungsstunden wirklich eingeplant ist, statt einer Person, die das zusätzlich zu einer vollen Woche erledigt.
• Eine schlechte, aber vorhandene Dokumentation, die eine hervorragende geplante Dokumentation schlägt.

Was sie verlängert, ist das Spiegelbild: Zugangsanträge, die zwei Wochen dauern, eine undokumentierte Domäne, bewacht von einer vielbeschäftigten Person, eine erste Aufgabe, die so groß ist, dass drei Wochen lang nichts geprüft wird, und eine Review-Kultur, in der der Standard ungeschrieben ist und Kommentar für Kommentar enthüllt wird.

Kontinuität ist ein Kostenposten

Jedes Mal, wenn eine Person ersetzt wird, beginnt die Einarbeitungskurve für diesen Platz von vorn, und Ihre Seite zahlt die Kosten des Wissenstransfers erneut. Deshalb ist Fluktuation bei einem Anbieter eine kommerzielle und nicht bloß eine gefühlte Größe, und deshalb ist es eine Ersparnis des Anbieters auf Kosten des Kunden, Menschen zwischen Kunden zu rotieren, um die Auslastung zu glätten.

Fragen Sie während der Auswahl, wie lange Menschen üblicherweise in einer Zusammenarbeit bleiben und was geschieht, wenn jemand geht. Die Antwort geht direkt in Ihr Break-even-Modell ein, denn eine Zusammenarbeit, die ihre Einarbeitung zweimal im Jahr zurücksetzt, erreicht den Break-even womöglich nie.

Die Ökonomie einer Probezeit

Probephasen sind sinnvoll, und beide Seiten sollten eine wollen. Aber eine Probephase misst genau den Zeitraum, den sie abdeckt, und liegt dieser Zeitraum vollständig in der Einarbeitung, misst sie Onboarding und nicht Leistungsfähigkeit. Eine zu kurze Probephase liefert verlässlich eine von zwei falschen Antworten: jemanden abzulehnen, der kurz davor war, gut zu werden, oder jemanden anzunehmen aufgrund einer gut gewählten Einstiegsaufgabe.

Die Abhilfe besteht darin, zu definieren, wozu die Probezeit dient. Soll sie prüfen, ob die Zusammenarbeit funktioniert, also Kommunikation, Qualität der Fragen, Reaktionsfähigkeit, Ehrlichkeit über Blocker, dann reichen zwei oder drei Wochen wirklich, weil diese Signale sofort erscheinen. Soll sie die Lieferfähigkeit prüfen, muss sie über den Punkt hinauslaufen, an dem der Kontext aufhört, der begrenzende Faktor zu sein.

Das Modell überprüfen, sobald es real ist

Ersetzen Sie am Ende des ersten Quartals die Annahmen durch das, was tatsächlich passiert ist: was geliefert und abgenommen wurde, wie viel Zeit Ihres Teams es gekostet hat und wo die Kurve tatsächlich abgeflacht ist. Behalten Sie die Datei.

Dieses eine Dokument macht aus dem nächsten Projekt statt einer Vermutung eine Schätzung, sagt Ihnen, ob eine Verlängerung mehr wert ist als ein neues Projekt anderswo, und beantwortet die Frage, die sonst derjenige beantwortet, der im Meeting am selbstbewusstesten spricht: Funktioniert das, und wie sehr?