Die Fragen, die Sie vor einem Festpreisvertrag stellen sollten

14 October 20258 Min. Lesezeit

Ein Festpreis ist die beruhigendste Zahl im Einkauf. Er passt in eine Zeile, er übersteht eine Vorstandsfolie, und er scheint das Risiko der Überschreitung auf den Anbieter zu verlagern. Deshalb mag die Finanzabteilung ihn, deshalb wird er oft verlangt, bevor irgendjemand den Umfang gelesen hat, und deshalb war ein großer Teil der unglücklichen Outsourcing-Projekte am Tag der Unterschrift ein Festpreisprojekt.

Die Beruhigung ist echt, aber sie ist eng. Ein Festpreis überträgt genau ein Risiko: das Risiko, dass die vereinbarte Arbeit mehr Aufwand kostet, als der Anbieter geschätzt hat. Er überträgt nichts darüber, ob die vereinbarte Arbeit die Arbeit ist, die Sie brauchen. Alles, was Sie nicht abgegrenzt haben, bleibt bei Ihnen, und zwar unter schlechteren Bedingungen als zuvor, weil jede Erkenntnis nun verhandelt statt einfach erledigt werden muss.

Ein Festpreis nimmt einem Projekt die Unsicherheit nicht. Er entscheidet im Voraus, wer dafür bezahlt, und er entscheidet das, bevor irgendjemand weiß, wie viel davon da ist.

Was ein Festpreis tatsächlich bepreist

Ein Anbieter, der einen Festpreis nennt, tut dreierlei zugleich. Er schätzt die Arbeit so, wie sie beschrieben ist. Er schlägt eine Reserve für die Teile der Beschreibung auf, die er nicht glaubt. Und er bepreist die Kosten dafür, später mit Ihnen zu streiten, denn er hat das schon erlebt und weiß, dass sich ein Teil des Umfangs verschieben wird.

Nichts davon ist unehrlich. Es ist der einzig rationale Weg, gegen eine unvollständige Beschreibung eine feste Zahl anzubieten. Aber es hat zwei Folgen, die ein Käufer vor der Unterschrift verstehen sollte. Erstens zahlen Sie die Reserve, ob Sie sie brauchen oder nicht, ein Festpreis auf gut verstandene Arbeit ist also meist die teurere Option. Zweitens hat der Anbieter jetzt ein finanzielles Interesse an der engstmöglichen Lesart jedes Satzes im Umfang, und Sie eines an der weitestmöglichen. Dieser Gegensatz steckt im Instrument, nicht in den Menschen.

Die Fragen zum Umfang

Fangen Sie hier an, denn wenn der Umfang nicht eng genug ist, um bepreist zu werden, ist der Rest des Vertrags Dekoration. Stellen Sie dem Anbieter diese Fragen in einem Gespräch, nicht per E-Mail, und achten Sie auf Zögern statt auf die Antwort selbst.

• Bei welchen Teilen dieses Umfangs sind Sie am unsichersten, und was würde Sie sicherer machen?
• Was haben Sie angenommen, das nirgends im Leistungsverzeichnis steht?
• Von welchen Drittsystemen hängt das ab, und was passiert, wenn eines davon sich anders verhält, als die Dokumentation sagt?
• Was erwarten Sie von uns, bis wann, damit dieser Zeitplan hält?
• Wenn wir Sie bäten, das stattdessen nach Aufwand anzubieten, wäre die Zahl höher oder niedriger, und warum?

Diese letzte Frage ist die nützliche. Ein Anbieter, der sagt, die Zahl bei Abrechnung nach Aufwand läge spürbar niedriger, sagt Ihnen ehrlich, dass er Unsicherheit in den Festpreis eingepreist hat, und lädt Sie ein zu entscheiden, ob Sie diese Versicherung kaufen wollen. Ein Anbieter, der sagt, die Zahlen wären identisch, hat entweder nicht darüber nachgedacht oder ist nicht aufrichtig zu Ihnen.

Die Fragen zu Abhängigkeiten

Die meisten Überschreitungen beim Festpreis entstehen nicht dadurch, dass der Anbieter langsam arbeitet. Sie entstehen, weil der Käufer etwas schuldete und nicht rechtzeitig geliefert hat: Zugang zu einer Staging-Umgebung, eine Entscheidung eines Stakeholders, der im Urlaub war, Beispieldaten aus einem System, das das Datenteam verwaltet, die Freigabe eines Designs, das in ein Gremium ging.

Ein Festpreis ohne im Vertrag festgehaltene Pflichten des Käufers ist eine Falle für beide Seiten. Der Anbieter fängt die Verzögerung auf, bis es nicht mehr geht, und dann wird das Gespräch zum Streit darüber, wessen Schuld der Kalender ist. Schreiben Sie Ihre eigenen Pflichten mit Terminen in den Vertrag und akzeptieren Sie, dass ihr Verfehlen etwas kostet. Es fühlt sich an, als verhandelten Sie gegen sich selbst. Es ist die eine Klausel, die ein Festpreisprojekt am zuverlässigsten ruhig hält.

Die Fragen zu Änderungen

Jeder Festpreisvertrag hat einen Prozess für Änderungsanträge, und fast niemand liest ihn vor der Unterschrift. Lesen Sie ihn. Konkret ist zu prüfen, wie schnell ein Änderungsantrag beantwortet werden muss, ob eine Änderung rundheraus abgelehnt oder nur bepreist werden kann, ob kleine Änderungen unterhalb einer Schwelle aufgefangen werden und ob sich der Zeitplan automatisch verschiebt, wenn Umfang hinzukommt.

Fragen Sie dann nach dem, was hinter dem Prozess steht: Mit wie vielen Änderungsanträgen rechnet der Anbieter bei einem Projekt wie diesem? Ein Anbieter, der keine sagt, beschreibt kein Projekt, das je stattgefunden hat. Ein Anbieter, der sagt, es seien typischerweise einige, und so gehe er üblicherweise damit um, beschreibt die Realität und hat einen Prozess dafür.

Die Fragen zur Abnahme

Ein Festpreis endet damit, dass jemand entscheidet, die Arbeit sei fertig. Ist diese Entscheidung nicht vorab definiert, wird sie zum teuersten Gespräch des Projekts. Die Definition of Done muss von einer Person überprüfbar sein, die beim Schreiben des Umfangs nicht im Raum war, und sie muss ohne guten Willen überprüfbar sein, denn wenn Sie sie brauchen, ist der gute Wille vielleicht schon weg.

• Was genau ist das Ergebnis: laufende Software in Ihrer Umgebung, ein Repository, ein Deployment oder eine Vorführung?
• Wer gibt das auf Ihrer Seite frei, und was passiert, wenn diese Person nicht verfügbar ist?
• Wie lange haben Sie zum Testen Zeit, bevor die Abnahme als erfolgt gilt?
• Was gilt als Fehler, der vom Preis abgedeckt ist, und was als neue Anforderung?
• Gibt es eine Gewährleistungsfrist nach der Abnahme, und was deckt sie ab?

Die Grenze zwischen Fehler und Änderung ist der Punkt, an dem Festpreisprojekte am häufigsten kippen. Vereinbaren Sie die Regel in klarer Sprache: Ein Fehler ist ein Verhalten, das etwas Geschriebenem im Leistungsumfang widerspricht, alles andere ist eine Änderung. Das ist eine grobe Regel und sie wird gelegentlich einer Seite unrecht tun. Sie ist trotzdem besser als die Alternative, nämlich Fall für Fall zu entscheiden, während beide Seiten bereits verärgert sind.

Die Fragen, die niemand zu den Menschen stellt

Ein Festpreis sagt nichts darüber, wer die Arbeit macht, und dieses Schweigen ist auf Anbieterseite Absicht. Steht der Preis fest, ist die Besetzung sein Hebel: Ein Projekt unter Druck bekommt den günstigeren Entwickler, und ein Projekt, das gut läuft, verliert seine beste Person an eines, das es nicht tut.

Sie müssen die Personalbesetzung nicht kontrollieren, und Sie sollten es auch nicht versuchen. Aber Sie sollten fragen, wer zugeordnet ist, ob diese Personen dediziert oder über mehrere Kunden verteilt arbeiten, wie viel Vorlauf Sie vor einem Wechsel bekommen und ob Sie eine Ersatzperson vor ihrem Start kennenlernen. Bei Staff Augmentation sind diese Fragen selbstverständlich, weil Sie benannte Menschen einkaufen. Bei Managed Delivery fühlen sie sich aufdringlich an, und genau dort lohnt es sich, sie trotzdem zu stellen.

Wann ein Festpreis wirklich das richtige Instrument ist

Nichts davon macht den Festpreis falsch. Es macht ihn spezifisch. Er passt zu Arbeit, bei der die Anforderungen bereits feststehen, die Abnahmekriterien testbar sind, die Abhängigkeiten in der Hand des Anbieters liegen und keine Seite erwartet, während der Lieferung etwas zu lernen, das ändert, was gebaut werden sollte.

Das beschreibt mehr Arbeit, als Zyniker zugeben. Eine Migration mit bekannter Quelle und bekanntem Ziel. Eine Integration gegen eine dokumentierte und stabile API. Der Neubau eines Bildschirms, dessen Verhalten im bestehenden Produkt vollständig beobachtbar ist. Eine definierte Prüfung, eine definierte Testsuite, eine definierte Nachbesserung der Barrierefreiheit. Dafür ist ein Festpreis ein fairer Tausch: Sie zahlen eine Reserve, die Sie wahrscheinlich nicht brauchen, und müssen im Gegenzug keinen Aufwand mehr steuern.

Es passt schlecht dorthin, wo der Sinn der Arbeit darin besteht herauszufinden, worin die Arbeit besteht. Discovery, Produktdesign, alles, was mit dem Wort ungefähr beschrieben wird, alles, wovon ein Stakeholder noch keine Fassung gesehen hat. Dafür kostet eine Abrechnung nach Aufwand mit gedeckeltem Budget und einem Prüfpunkt alle zwei Wochen weniger und liefert ein besseres Ergebnis, denn die Prüfpunkte lassen Sie steuern, statt Sie zu zwingen, von Anfang an recht gehabt zu haben.

Was Sie vor der Unterschrift tun sollten

Nehmen Sie das Leistungsverzeichnis und markieren Sie jeden Satz, der sich auf zwei Weisen lesen lässt. Sind es mehr als eine Handvoll, ist das Projekt nicht reif für eine Bepreisung, und Sie sind dabei, einen Streit zu kaufen. Schicken Sie die markierte Fassung an den Anbieter und bitten Sie ihn, die von ihm gemeinte Lesart aufzuschreiben. Dieser Austausch kostet ein paar Tage und ist die günstigste Risikominderung, die Ihnen zu irgendeinem Zeitpunkt der Zusammenarbeit zur Verfügung steht.

Und entscheiden Sie vor der Verhandlung, was Sie tatsächlich tun würden, wenn sich der Anbieter mit der Schätzung geirrt hat. Lautet die ehrliche Antwort, dass Sie die Arbeit trotzdem sauber fertig haben wollen, dann schützt Sie ein Festpreis nicht, sondern entscheidet nur, wer das Thema zuerst ansprechen muss. Besser, Sie wissen das vorher.